ข่าวสารกิจกรรม

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเลขานุการ

งานเลขานุการเป็นงานที่มีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในทุก ๆ หน่วยงาน เพราะจะทำให้งานในสำนักงานสามารถดำเนินการไปด้วย เรียบร้อยรวดเร็ว เลขานุการเปรียบเสมือนฟันเฟืองแห่ง ขององค์กรนั้น ๆ สามารถดำเนินไปได้ด้วยดี ในองค์กรจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีบุคลากรย่างน้อย ทำหน้าที่เลขานุการ เพื่อแบ่งเบาภารกิจของผู้บริหารหรือเป็นผู้ช่วยผู้บังคับบัญชา เป็นศูนย์รวมงาน เป็นผู้เชื่อมโยงให้กับผู้บริหาร กับผู้ใต้บังคับบัญชาและบุคคลภายนอกองค์กรความหมายและบทบาทหน้าที่ของเลขานุการ คำว่า “เลขานุการเป็นคำสนธิ มาจากคำว่า เลขา สนธิกับ อนุการ ดังนั้น “เลขา อนุการรวมเป็นเลขานุการตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2525 “เลขาการเขียนส่วนคำว่า อนุการ” แปลว่าการทำตาม การเอาอย่าง รวมกันแล้วคำว่า “เลขานุการ มีผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือตามที่ผู้ใหญ่สั่งจากคำจำกัดความของนักวิชาการและพจนานุกรมสามารถขยายคำจำกัดความของคำว่า “ได้ดังนี้ “เลขานุการเป็นผู้ช่วยผู้บริหาร เป็นผู้มีความรู้ความสามารถในทักษะทุกเรื่องของสำนักงาน ผิดชอบในงานที่ทำอยู่ โดยไม่ต้องมีการควบคุมหรือสั่งการ ทั้งยังสามารถใช้ความคิดเรื่องพิจารณาตัดสินใจในขอบเขตแห่งอำนาจที่ได้รับมอบหมายทันที” คำว่า เลขานุการ ตรงกับคำในภาษาอังกฤษ “SECRETARY” ซึ่งมาจากภาษาลาตินว่า “SECRETUM” แปลว่า “ลับ” หรือ SECRET ดังนั้น “SECRETARY” จึงแปลว่าผู้รู้ความลับ ดังนั้น ผู้ที่ทำงาน เลขานุการ คือ ผู้รู้ความลับต้องเป็นผู้ได้รับความไว้วางใจเก็บความลับของผู้บังคับบัญชาและขององค์กรด้วย คำว่า SECRETARY เป็นคำที่มีอักษร 9 ตัวมีความหมายตามตัวพยัญชนะดังนี้ 1. S = SENSE คือ ความมีสามัญสำนึก รู้จักรับผิดชอบว่าสิ่งใดควรทำและไม่ควรทำมี อย่างเด็ดขาด ทั้งไม่เป็นผู้ที่ทำงานโดยปราศจากความยั้งคิด 2. E = EFFICIENCY คือ ความสามารถในการปฏิบัติงานในหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพให้เห็นถึงสมรรถภาพของงานด้วย 3. C = COURAGE คือ ความมุมานะ ความกล้า และกล้าที่จะทำงานโดยไม่กลัวว่าจะซึ่งขึ้นอยู่กับจิตใจของบุคคลนั้น แล้วงานก็จะสำเร็จสมความมุ่งหมาย 4. R = RESPONSIBILITY คือ ความรับผิดชอบในการทำงาน กล่าวคือ ต้องเป็นผู้ที่ และต้องรับผิดชอบด้วย 5. E = ENERGY คือ การมีกำลังใจและสุขภาพดีในการทำงาน โดยธรรมดาของการ อาจต้องเหน็ดเหนื่อยบ้าง แต่เลขานุการต้องรู้จักการผ่อนสั้น ผ่อนยาวในการทำงาน รู้จักแบ่งเวลาทำงานให้ถูกต้องเพื่อร่างกายจะได้รับการพักผ่อนบ้างตามความเหมาะสม 6. T = TECHNIQUE คือ การมีเทคนิคในการทำงาน รู้จักดัดแปลงให้เหมาะสม ซึ่งเทคนิคนั้นเป็นของแต่ละบุคคล แต่อาจเลียนแบบจากผู้อื่นได้และพัฒนาให้ดีขึ้น ดังนั้น เทคนิคจึงเป็นเรื่องที่บอกหรือสอนกันไม่ได้ 7. A = ACTIVE คือ ความว่องไว ไม่เฉื่อยชา การตื่นตัว เลขานุการทุกคนต้องมีความตื่นตัวและกระตือรือร้นอยู่เสมอ แม้ว่างานที่ทำจะมีมากหรือเหน็ดเหนื่อยแค่ไหนก็ตาม 8. R = RICH คือ ความเป็นผู้มีศีลธรรม มีความสมบูรณ์ในด้านจิตใจ มิได้หมายถึงความร่ำรวยแต่อย่างใด หากเลขานุการมีคุณธรรมที่ดีก็จะนำความเจริญมาสู่ตัวเลขานุการและองค์การที่ทำงานอยู่ 9. Y = YOUTH คือ อยู่ในวัยหนุ่มวัยสาว เพราะงานของเลขานุการนั้นจะต้องติดต่อกับคนทั่ว ๆ ไปหน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการทั่ว ๆไปสรุปได้ดังนี้ 1. ดูแลรับผิดชอบจดหมายเข้าและจดหมายออก 2. จดชวเลขการสั่งงานและถอดข้อความจากชวเลขได้รวดเร็วและถูกต้อง 3. เขียนจดหมายโต้ตอบและพิมพ์งานต่าง ๆ ที่สำคัญ ตลอดจนรู้และสามารถ อัดสำเนาเอกสารได้ 4. รวบรวมเอกสารข้อมูล เพื่อเตรียมเขียนรายงานและร่างสุนทรพจน์ พิมพ์ร่างเอกสารที่จะนำไปพิมพ์โฆษณา 5. โทรศัพท์ติดต่องานและรับโทรศัพท์ 6. ต้อนรับผู้ที่มาติดต่อและจัดการนัดหมายให้นายจ้าง 7. ช่วยจัดการเกี่ยวกับการประชุม 8. จัดทำบันทึก รายงาน ร่างเอกสารต่าง ๆ ทำสถิติ แผนงาน แผนภาพ ตลอดจน สามารถวางรูปแบบพิมพ์ต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในสำนักงาน 9. เขียนและส่งโทรสารบางโอกาส 10. เก็บและรักษาเอกสารให้เป็นระเบียบ ค้นหาได้ง่ายเมื่อต้องการ 11. ช่วยวางระเบียบต่าง ๆ และตรวจตราความเรียบร้อยของงานแทนนายจ้าง 12. จัดหาหนังสืออุเทศต่าง ๆ ที่จำเป็น 13. จัดการชำระค่าเช่า ค่าประกันภัย และค่าภาษีต่าง ๆ 14. จัดการบัญชีการเงินของสำนักงาน ติดต่อธนาคาร บริษัทประกันภัย จ่ายเงินเดือนพนักงาน 15. ควบคุมเสมียนพนักงานและประสานงาน โดยรับคำสั่งจากนายจ้างมาแจ้งแก่คนงาน และนำเสนอความคิดเห็นของคนงานมายังนายจ้าง 16. เสนอหนังสือและส่งหนังสือที่สั่งการแล้วไปยังแผนกต่าง ๆ 17. ช่วยผู้บังคับบัญชาปรับปรุงภาระการทำงาน และดูแลความสะอาดเรียบร้อยของสำนักงาน 18. จัดซื้อเครื่องทุ่นแรง อุปกรณ์สำนักงาน ตลอดจนเครื่องเขียนและวัดสุที่จำเป็น 19. งานด้านคอมพิวเตอร์ ต้องดูแลการวางระบบคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยงานด้านเอกสาร สามารถใช้งานคอมพิวเตอร์ทั้งการเก็บข้อมูลและจัดทำสถิติได้ด้วย

7 เมษายน 2554 | 2607